OEX Canada — Politique de confidentialité

OEX Canada Limited (« OEX » ou « nous ») est une société constituée en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions, dont le numéro de société est 1526293-3 et l’adresse d’affaires est 21 Teagarden Ct, Whitby, Ontario, Canada, L1R 2H9. OEX est inscrite auprès du Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada (« FINTRAC » ou CANAFE) à titre d’entreprise de services monétaires (numéro d’inscription M23760780).

Nous fournissons des services de paiement, de conversion et d’actifs numériques au moyen du site Web d’OEX, de la plateforme OEX Enterprise, d’interfaces de programmation d’applications (API) et des canaux de soutien connexes. La présente Politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons et conservons les renseignements personnels concernant les visiteurs du site Web, les demandeurs, les clients, les commerçants, leur personnel et leurs propriétaires bénéficiaires, ainsi que les personnes physiques qui participent à des opérations. Elle s’applique aux renseignements personnels dont OEX est responsable. Les banques, les fournisseurs de services de paiement et d’autres tiers peuvent également traiter des renseignements conformément à leurs propres politiques de confidentialité. La présente Politique de confidentialité est fournie conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada, L.C. 2000, ch. 5 (« PIPEDA ») et, dans la mesure applicable, aux lois provinciales sur la protection des renseignements personnels au Canada.

Les termes « vous », « votre » et « vos » désignent, séparément et collectivement, tout visiteur ou utilisateur de notre site Web, de la plateforme OEX Enterprise, des API et des canaux de soutien connexes.

1 Responsable et coordonnées

OEX Canada Limited est responsable des renseignements personnels qui relèvent d’elle. Pour toute question concernant la présente politique, toute demande d’accès ou de rectification ou toute plainte relative à la protection des renseignements personnels, écrivez-nous à support@oex.com ou au 111 2nd Avenue S, Unit 400, Saskatoon, SK S7K 1K6, Canada. Veuillez préciser que votre demande concerne la protection des renseignements personnels afin qu’elle puisse être acheminée de façon appropriée.

2 Renseignements que nous recueillons

Identité et vérification : nom, coordonnées, date de naissance, nationalité, adresse, pièces d’identité délivrées par un gouvernement, photographies ou résultats de vérification, ainsi que des renseignements sur les administrateurs, les utilisateurs autorisés, les propriétaires bénéficiaires et les autres personnes concernées.
Renseignements commerciaux et financiers : profession, rôle au sein de l’entreprise, registres relatifs à la propriété et registres de la société, coordonnées bancaires et de paiement, renseignements sur la provenance des fonds et documents requis pour l’ouverture de compte ou le contrôle préalable.
Renseignements relatifs au compte et aux opérations : identifiants et journaux d’accès; identifiants de comptes virtuels; instructions de paiement, contreparties, bénéficiaires, montants, devises, cotations et détails de règlement; adresses de portefeuille, empreintes (hash) d’opérations et données de réseaux de chaîne de blocs.
Renseignements relatifs à la conformité et aux risques : résultats du filtrage concernant les sanctions ou les personnes politiquement exposées, indicateurs de fraude, alertes de surveillance des opérations, renseignements provenant de registres publics et d’autres sources licites, ainsi que les enquêtes ou communications avec nous.
Renseignements techniques et relatifs aux communications : détails sur l’appareil et le navigateur, adresse IP, localisation approximative déduite de l’adresse IP, cookies et identifiants similaires, journaux d’API, messages de soutien et commentaires.

Nous obtenons des renseignements de vous, de votre organisation ou de votre commerçant, des contreparties aux opérations, des banques, des fournisseurs de services de paiement et de portefeuilles, des fournisseurs de services de vérification d’identité et de filtrage, des registres publics et d’autres sources permises par la loi. Lorsque vous nous transmettez les renseignements d’une autre personne, remettez-lui un avis approprié et assurez-vous d’être autorisé à les communiquer.

3 Fins auxquelles nous utilisons les renseignements

Évaluer les demandes, vérifier l’identité et la propriété de l’entreprise, créer des comptes, authentifier les utilisateurs, offrir un service à la clientèle et gérer la relation contractuelle.
Traiter les encaissements en monnaie fiduciaire, les comptes virtuels, les opérations d’entrée et de sortie (on-ramp et off-ramp), les conversions au comptant, les opérations de change, les transferts, les remboursements et les versements; tenir des registres et rapprocher les opérations avec les fournisseurs.
Satisfaire aux exigences applicables en matière de lutte contre le recyclage des produits de la criminalité, de sanctions, de fiscalité, de tenue de documents, de déclaration et aux autres exigences légales; prévenir la fraude, les utilisations abusives et les incidents de sécurité; gérer les différends et faire valoir des droits.
Maintenir et améliorer la plateforme, surveiller le rendement des services, résoudre les problèmes liés aux API et communiquer les mises à jour des services ou des politiques.
Envoyer des communications marketing uniquement conformément à la loi applicable et à vos préférences en matière de communications. Vous pouvez vous désabonner des messages marketing sans mettre fin aux avis essentiels relatifs aux services ou à la conformité.

Nous obtenons un consentement valable lorsque cela est requis et, dans les autres cas, nous recueillons, utilisons ou communiquons des renseignements lorsque la loi applicable le permet ou l’exige. Certains renseignements de vérification et relatifs aux opérations sont nécessaires à la prestation de services réglementés. Si vous refusez de les fournir, nous pourrions ne pas être en mesure d’ouvrir un compte ou de mener à bien une opération. Le retrait du consentement est assujetti à des limites légales et contractuelles, notamment aux obligations de tenue de documents.

4 Filtrage et décisions

Nous utilisons des outils automatisés et des vérifications manuelles pour vérifier l’identité, filtrer les noms et les adresses de portefeuille et repérer les opérations pouvant nécessiter un examen pour fraude ou conformité. Une alerte automatisée peut être examinée par notre personnel et peut donner lieu à une demande de renseignements supplémentaires, à un retard ou à une décision de refuser une opération ou un service. La loi peut nous empêcher de divulguer certaines enquêtes ou certains détails de déclaration.

5 Destinataires des renseignements

Nous communiquons des renseignements personnels lorsque cela est nécessaire pour fournir les services décrits dans la présente Politique. Les destinataires peuvent comprendre des banques, des fournisseurs d’acquisition et de règlement, des réseaux de paiement, des fournisseurs de liquidités, des fournisseurs de portefeuilles ou de services de garde d’actifs numériques, des fournisseurs de services de vérification d’identité et de filtrage, des fournisseurs de services infonuagiques et technologiques, des conseillers professionnels et des sociétés affiliées autorisées d’OEX. Selon leur rôle, ces parties peuvent traiter les renseignements pour le compte d’OEX ou à leurs propres fins juridiques et opérationnelles.

Nous pouvons également communiquer des renseignements personnels à FINTRAC, à d’autres organismes de réglementation, à des tribunaux, à des organismes d’application de la loi ou à des organismes gouvernementaux lorsque la loi le permet ou l’exige. Si OEX participe à une transaction commerciale envisagée ou réalisée, des renseignements peuvent être communiqués sous réserve des protections juridiques applicables.

6 Traitement à l’extérieur du Canada

OEX et ses fournisseurs de services peuvent conserver ou traiter des renseignements personnels à l’extérieur de votre province ou du Canada dans le cadre des services décrits dans la présente Politique. Lorsque des renseignements se trouvent dans un autre territoire, ils peuvent être assujettis aux lois de ce territoire, y compris à un accès légitime par ses autorités. OEX demeure responsable des renseignements personnels qui relèvent d’elle et prend des mesures appropriées pour protéger les renseignements traités par ses fournisseurs de services. Vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour obtenir de plus amples renseignements sur nos traitements transfrontaliers.

7 Cookies et technologies similaires

Le site Web et la plateforme d’OEX utilisent des cookies et des technologies similaires nécessaires à des fonctions telles que la connexion, la sécurité et le fonctionnement des services. Nous pouvons également utiliser des technologies d’analyse ou de marketing lorsqu’elles sont activées et permises par la loi applicable. Lorsque le consentement est requis pour des technologies facultatives, nous fournirons des renseignements sur leurs fins et un moyen de gérer vos choix. Vous pouvez également gérer les cookies au moyen des paramètres de votre navigateur, bien que le blocage des cookies nécessaires puisse nuire au fonctionnement du site Web ou de la plateforme.

8 Sécurité et conservation

Nous appliquons des mesures de protection administratives, techniques et physiques adaptées à la sensibilité des renseignements personnels que nous détenons. Ces mesures comprennent des contrôles d’accès, une surveillance et des mesures visant à protéger les renseignements en transit et lors de leur stockage. Nous évaluons les incidents liés à la protection des renseignements personnels et en avisons les personnes touchées et les organismes de réglementation lorsque la loi l’exige.

Nous conservons généralement les documents relatifs à la connaissance du client (KYC) et aux opérations pendant au moins cinq ans, calculés à partir de la date applicable à chaque document en vertu du droit canadien. Nous pouvons conserver des renseignements plus longtemps lorsque cela est nécessaire aux fins d’une obligation légale, d’une enquête, d’un audit ou d’un différend. Les autres renseignements personnels ne sont conservés que pendant la durée nécessaire aux fins décrites dans la présente Politique, après quoi nous les supprimons de façon sécurisée ou les dépersonnalisons, dans la mesure du possible. Les données publiées sur une chaîne de blocs peuvent demeurer accessibles sur ce réseau après qu’OEX a supprimé ses documents internes.

9 Vos choix et vos droits en matière de protection des renseignements personnels

Vous pouvez demander à avoir accès aux renseignements personnels qui relèvent de nous, à comprendre comment ils ont été utilisés ou communiqués, ou à faire rectifier des renseignements inexacts. Vous pouvez retirer votre consentement lorsque cela est permis, refuser de recevoir des communications marketing et exercer les droits supplémentaires que vous confère la loi provinciale applicable. Adressez vos demandes à notre équipe de soutien. Nous pouvons vérifier votre identité et appliquer les limites prévues par la loi, notamment lorsque la communication révélerait des renseignements concernant une autre personne ou compromettrait une enquête protégée par la loi. Il est généralement répondu à une demande d’accès dans un délai de 30 jours, sous réserve des prolongations permises, et l’accès est fourni à un coût minime ou sans frais. Si nous ne pouvons pas régler une préoccupation, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à l’adresse www.priv.gc.ca ou avec l’organisme provincial de réglementation de la protection des renseignements personnels compétent.

10 Autres sites, enfants et modifications

Les sites Web de tiers, les interfaces de paiement et les services de portefeuille peuvent avoir leurs propres avis de confidentialité. Nos services ne s’adressent pas aux mineurs; si nous apprenons que nous avons recueilli les renseignements d’un mineur en contravention de la loi applicable, nous prendrons les mesures appropriées. Nous pouvons mettre à jour la présente politique et en publier la date de révision. Nous fournirons un avis supplémentaire ou obtiendrons votre consentement lorsqu’une nouvelle utilisation importante l’exige.